DXとは？中小企業が押さえておきたい基礎知識
「DX」という言葉をやたらと耳にする機会が増えて久しいですが、実際のところ何をもってDXなのか？そして 人手も予算も限られた中小企業では、何から始めたらいいのか分からないケースも多いものです。
本記事では、DXの基本的な考え方からすぐに実践できる手法まで、中小企業向けの視点で分かりやすく解説していきます。
DXとデジタル化の違い
まず大前提として、DXは単なるIT化や業務のデジタル化とは異なります。たとえば「請求書を電子化する」「チャットツールで連絡する」などは「デジタル化」ですが、DXはそれらの取り組みを通してビジネスモデル自体を変革し、企業価値を高めることを狙いとしています。
とはいえ中小企業の場合、「業務整理し、必要なSaaSを入れ、しっかり運用するだけでも十分業務改革になる」と考えて問題ありません。実際、レガシー業務を見直してデジタルツールを導入し、定着させるだけでも大きな変化で、十分な成果をもたらすからです。最初から大規模システムを導入しようとするとコスト面でもハードルが高いので、まずは小さな成功を目指すことがDXへの第一歩になります。
DXの定義
経済産業省のガイドラインでは、DX（デジタルトランスフォーメーション）を、以下のように定義しています。
企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。
実務上は、DX ＝「IT導入＋業務改革」をセットで進めること と捉えるとわかりやすいでしょう。
中小企業こそDXを進めやすく、実行すべき理由
大企業ばかりがDXを上手くやっているイメージがあるかもしれません。しかし、中小企業でも人手不足、費用削減など経営環境の変化に柔軟に対応していくためには、DXの視点が欠かせません。
むしろ、DXについては中小企業の方がやり出しさえすれば強いと思っています。大企業が数年を要する膨大なシステムプロジェクトで四苦八苦している間に、中小企業の強みである機動力・スピード感で、差別化ができると思います。
実は、デジタルツールの導入によって、属人化した業務の標準化や利益率アップが実現した例は数えたらきりがありません。DXの必要性を感じながらも一歩踏み出せない理由として「IT人材がいない」「費用面が不安」という声はよく聞きますが、最近は月額制のSaaSが数多く登場し、導入コストを抑えられるケースが増えています。
1. 経営者の意思決定が速い
中小企業はトップダウンの決裁フローが少なく、「決めたらすぐ動ける」ことが最大の強みです。
大企業であれば新システムを入れるにも稟議書や多くの関係者の調整に多くの時間・手間・コストがかかるのに対し、中小企業はシンプル。これはDX推進には大きなアドバンテージといえます。
2. SaaSやパッケージの導入でカンタンに始められる
最近は業務管理や会計、勤怠、オンライン会議ツールなど、中小企業向けに使いやすく安価に提供されるクラウドサービスが充実しています。
多くの場合、初期費用がゼロ、月額数千円～で使えるので、ハードルは思っている以上に低いです。人数に応じた課金が多く、スモールなら最低限の費用で済むし、人が増えればその分だけ課金するだけなので無駄がないという仕組みもメリットです。
こうしたツールは設定や操作も初心者向けに工夫されており、マニュアルを見れば短期間で慣れてしまうケースがほとんど。苦手意識を持たず、まずは無料トライアルでとりあえず入れてみて、実際に触ってみると一気にイメージが湧くでしょう。
3. 規模が小さい分、効果が実感しやすい
従業員の人数がそれほど多くない企業の場合、SaaSツールを導入してみるとすぐに「書類が劇的に減った！」「手作業転記がなくなった！」などの効果を実感しやすいです。
意外にも、現場から「もっとこの領域にも導入してほしい」と声が上がるなど、“成功体験”が社内のDX意識を高める好循環が起こりやすいのが特徴です。
これをきっかけに、会計・経費精算・顧客管理など一気通貫で連携させれば、さらなる手間削減や分析強化につながります。
すぐにできるデジタル化の例
「DX」と聞くと、AIやIoTのような最先端技術を連想するかもしれません。しかし、現場を見回すともっとシンプルなところに大きな無駄やムラが潜んでいるもの。最初は以下のような導入ハードルの低いツールから試すのもおすすめです。もしまだ入れていないツールがあればぜひ検討してみてください。
チャットツール・オンライン会議
社内外のやりとりをメールや電話からチャットに切り替えるだけでも、コミュニケーションスピードは大きく向上します。SlackやChatworkなら無料（または少額）から始められ、グループごとの情報共有が簡単です。さらに、Zoom等のオンライン会議ツールを導入すれば、移動時間を削減できるのはもちろん、リモートワークへの対応もスムーズになります。
なお、Google Workspace や Microsoft 365 といった「グループウェア」と呼ばれるパッケージを導入すれば、このようなチャットやWeb会議ツールは機能の一つとして含まれていることが多いです。
クラウド会計・人事労務ツール
会計ソフトや勤怠管理ソフトなど、バックオフィスは、クラウド型に切り替えやすい業務領域の筆頭です。たとえばクラウド会計（freeeやマネーフォワード が代表例）なら、銀行取引データを自動取得して仕訳計上まで行えるため、経理担当者の作業量が激減し、入力ミスも減らせます。SmartHRのような人事労務ツールを使えば、年末調整や入退社手続きがオンライン化でき、書類の記入・捺印作業を大幅に省けます。
電子契約やRPA
紙の契約書を郵送してやりとりしている場合は、電子契約サービスで効率化が期待できます。クラウドサインなどを利用すれば、印刷や押印、郵送にかかるコストが削減でき、契約締結のスピードも一気に上がります。
また、定型業務が多い部門では、RPA（Robotic Process Automation）を導入すると日報作成やデータ入力の手間をロボットに任せられるようになります。
いずれも月額数千円程度から使えるSaaSが多く、初期投資を抑えつつ実験的に始められる点が魅力です。
中小企業のDX成功事例
すでに小規模の事業者でもDXによって成果を出している事例があります。その一部をご紹介します。
地方の小売店がECサイトで販路拡大
コロナ禍で観光客が激減した地方の菓子店が、自社ECサイトを立ち上げ全国通販をスタート。結果、これまで取りこぼしていた遠方顧客からの注文が増え、全体売上をコロナ前の水準に近づけることに成功しました。紙の受注伝票をやめ、在庫管理ツールと連携させることでピッキング精度も上がっています。
製造業がRPAで事務作業を3分の1に削減
ある町工場では、毎日手作業で入力していた日報や発注データをRPAツールに代替。日報作成時間が従来の3分の1になっただけでなく、転記ミスなどヒューマンエラーも大きく減少しました。集計ができるようになり「会議や移動に時間を費やしすぎ」などの課題も可視化されました。その分の時間と人手を新商品のアイデア出しや顧客対応に振り分けられ、経営効率がさらに向上しています。
既存システムとクラウドの組み合わせで業務改革
基幹システムをフルリプレイスする予算はないものの、一部業務をクラウドと連携させる部分改修で実質的なDXに成功した例もあります。受発注のデータだけをクラウドに集めて見える化し、各拠点がオンラインで即時確認できるようにしたことで、在庫ロスが減り納期管理も楽になりました。
DX推進で受けられる補助金・支援策
「興味はあるけど初期投資が負担になりそう…」と感じる方は、国や自治体が実施している補助金や助成金は欠かさずチェックしておきましょう。代表的なものに、IT導入補助金やものづくり補助金があります。該当する事業内容であれば、ソフトウェア導入やシステム構築費用の一部が補助される場合がありますので、もしDXの取り組みするのに活用できていない場合、使わない手はありません。
また、中小企業診断士やITコーディネータによる専門家派遣など、相談窓口や人材支援の制度も用意されています。DXを社内だけで進めるのが難しければ、こうした外部リソースを活用してみるのも一つの手です。
DXを成功させるポイント
ここまで具体的な事例やツールを紹介してきましたが、実際にDXを実現するには社内の意識改革や運用フローの見直しが不可欠です。以下のポイントを意識するだけでも成功確率が高まります。
1. 経営者がビジョンを示す
中小企業においてDXが進まない理由は、既存の業務フローを変えるのに重い腰が上がらなかったり、現場が「これは本当に必要なのか？」と懐疑的になること。経営者自らが明確なビジョンを打ち出し、「デジタル活用で何を目指すのか」を社内に丁寧に伝えることが重要です。
2. 小さく始めて効果を共有
すべての業務を一度に変えようとすると、コストも負担も膨れ上がり失敗リスクが高まります。まずは領域を一つ決め、導入しやすいSaaSで一部業務をデジタル化し、効果や手応えを社内で共有しましょう。成功体験が社内のモチベーションを大きく高め、次の展開に繋がります。
3. 運用定着までサポートを徹底
ツールを導入して終わりにならないよう、操作説明やトラブル対処などを繰り返しサポートする体制が必要です。現場の声を吸い上げて改善を重ね、「使いにくいから戻したい」という声を出させない工夫をしましょう。どうしても社内に担当者がいない場合は、外部の専門家に一時的に業務委託するのも一案です。
まとめ：まずは一歩を踏み出そう
DXを実現するには「業務改革」「ツール導入」「人材育成」といった複数の要素が絡んでくるため、現状の業務も回っているし、後回しにしがちな方も多いと思います。ただ中小企業の場合、最初から大がかりなシステムを狙うよりも、身近な課題から着手するほうが成功しやすいのも事実です。クラウド会計や電子契約など、月額数千円のSaaSをうまく使いこなすだけでも、属人的だった業務の標準化や利益率改善が十分に狙えますので、難しく考えすぎない方が良いです。
もし社内で進めるのが難しいと感じたら、外部人材に業務委託するという選択肢もあります。必要に応じて専門家やITベンダーを頼りつつ、まずは小さな成功事例を作ってみませんか？
「DXに興味はあるけど、導入や運用が不安…」という方は、ぜひ下記フォームからお気軽にお問い合わせください。
あなたの企業に合ったデジタル化のステップや補助金活用についてもアドバイスいたします。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
